Rotacja pracowników a flota samochodowa - jak uniknąć kosztów związanych z przestojem pojazdów?

Autor: Paweł Romanowski, Kierownik Działu Rent a Car, Grupa Krotoski

Rotacja pracowników to dziś jedno z największych wyzwań, przed którymi stają pracodawcy w Polsce i na świecie. Według raportu Randstad Employer Brand Research 2024 aż 29% pracowników w Polsce deklaruje chęć zmiany pracy w ciągu najbliższych 12 miesięcy. W praktyce oznacza to, że nawet najlepiej zaplanowany proces rekrutacji i onboardingu może zakończyć się szybciej, niż zakładamy.

Dla działów HR i menedżerów zarządzających flotą oznacza to realne koszty, szczególnie w obszarze floty samochodowej. Auto przydzielone pracownikowi, który po kilku tygodniach lub miesiącach odchodzi, staje się nagle wydatkiem, a nie wsparciem rozwoju firmy.

W tym artykule podzielę się doświadczeniami z perspektywy kierownika działu Rent a Car w Grupie Krotoski i pokażę, jak wynajem średnioterminowy może stać się rozwiązaniem na problem kosztów związanych z rotacją kadry.

Rotacja pracowników a koszty floty. Jak duża jest skala zjawiska?

Według badań Society for Human Resource Management (SHRM), na które powołuje się HR Business Partner koszt zastąpienia jednego pracownika średniego szczebla może wynosić od 50% do 200% jego rocznego wynagrodzenia. Jest to jednak tylko część równania, gdyż do tego dochodzą koszty operacyjne związane z narzędziami pracy, w tym samochodami służbowymi.

Co dzieje się z autem po odejściu pracownika?

W przypadku:

• Leasingu: auto zostaje na parkingu, generując ratę leasingową i brak możliwości wcześniejszego zwrotu.
• Najmu długoterminowego: podobnie jak w leasingu, mamy zobowiązanie terminowe. Pojazd pozostaje nieużywany, a firma nadal ponosi koszty.
• Zakupu: samochód stoi, traci na wartości (amortyzacja na poziomie 10–20% rocznie), a szybka sprzedaż może oznaczać stratę kapitału.

Koszty przestoju auta służbowego

Dla samochodu klasy B mówimy o średnio 1600 zł miesięcznie, a w przypadku większych aut kwoty sięgają nawet kilku tysięcy. Jeśli dodamy do tego skalę floty, problem zaczyna być naprawdę widoczny.

Jeśli firma posiada flotę 20 pojazdów klasy B i tylko 5 z nich stoi niewykorzystywana przez miesiąc, to oznacza stratę rzędu 5 × 1600 zł = 8000 zł miesięcznie, czyli 96 000 zł rocznie. Są to jedynie koszty przestoju, nie uwzględniając potencjalnych utraconych korzyści wynikających z nieużywania pojazdów (np. opóźnień operacyjnych, spadku produktywności czy niezrealizowanych zadań).

Wynajem średnioterminowy to rozwiązanie problemu przestoju aut

W tym konkretnym przypadku może najlepszą odpowiedzią jest właśnie wynajem średnioterminowy, czyli usługa pozwalająca korzystać z samochodu przez okres od kilku tygodni do kilkunastu miesięcy, z możliwością jego zwrotu w dowolnym momencie, bez dodatkowych opłat.

Kluczowe zalety tego rozwiązania dla firm:

• Elastyczność: flota rośnie lub maleje wraz z zatrudnieniem.
• Brak ryzyka finansowego: płacisz tylko za realnie używany samochód.
• Prostota: formalności są prostsze i ograniczone do minimum.
• Oszczędność: brak kosztów amortyzacji, brak rat leasingowych przy przestoju auta.

W Grupie Krotoski obserwujemy, że coraz więcej klientów traktuje wynajem średnioterminowy jako naturalne uzupełnienie floty. Wynajem długoterminowy i leasing to optymalne rozwiązania dla jej stabilniejszych segmentów. Wynajem średnioterminowy to narzędzie uzupełniające kompleksowość mobilności w Grupie szczególnie cenne w czasie oczekiwania jako samochody przedkontraktowe, w okresach intensywnych rekrutacji, przy projektach czasowych, w startup'ach lub w sytuacjach, gdy trudno przewidzieć rotację i zapotrzebowanie kadry.

Rotacja pracowników a flota samochodowa. Perspektywa działu HR

Nie powinniśmy pomijać także perspektywy HR. Samochód służbowy to ważny element onboardingu, jak również często pierwsze narzędzie pracy, które buduje wizerunek pracodawcy. Co jednak gdy współpraca kończy się nagle?

Z perspektywy HR samochód służbowy to nie tylko narzędzie pracy, ale również benefit. Gdy pracownik odchodzi, zostaje nie tylko niewykorzystane auto, ale i poczucie straty w budżecie danego działu. Elastyczny wynajem pozwala uniknąć takich sytuacji i daje poszczególnym departamentom większą swobodę w planowaniu benefitów kadrowych. Rekomendowałabym analizę dotychczasowych danych i na jej bazie wybór optymalnego rozwiązania. Niekiedy lepszym rozwiązaniem będzie leasing, a niekiedy najem średnio- lub długoterminowy. - podkreśla Sylwia Mikołajczyk, Dyrektor HR Grupy Krotoski

Jak wdrożyć wynajem średnioterminowy w swojej firmie?

1. Analiza floty: oceń ile aut jest wykorzystywanych.
2. Integracja z danymi HR: oceń, ilu pracowników zatrudniasz tymczasowo i jaka jest skala rotacji.
3. Wybór segmentów aut: dopasuj flotę do potrzeb oraz polityki flotowej.

Kluczowa jest analiza i wybór optymalnego rozwiązania lub rozwiązań dla organizacji.

Rotacja pracowników jest faktem i będzie nam niezmiennie towarzyszyć. W kontekście zarządzania flotą warto uwzględnić ten fakt w planowaniu strategii, dzięki czemu będziemy mogli wybrać efektywnie z uwzględnieniem oszczędności kosztów i realizacji naszych celów biznesowych.

Wynajem średnioterminowy daje firmom przewagę w wielu obszarach i może działać jako samodzielne rozwiązanie lub część pakietu rozwiązań dostosowanego do specyfiki danej firmy. Redukcja kosztów, elastyczność i możliwość szybkiego reagowania na zmiany kadrowe - to na pewno wsparcie w planie organizacyjnym do prowadzenia biznesu.

W Grupie Krotoski widzimy, że coraz więcej przedsiębiorstw traktuje mobilność nie jako koszt, lecz jako narzędzie strategiczne. Dzięki elastycznym formom wynajmu połączonymi z bardziej tradycyjnymi metodami flota przestaje być problemem, a staje się wsparciem rozwoju.

Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie zoptymalizować flotę i uniknąć kosztów przestoju, zapraszam do kontaktu z naszymi doradcami z Działu Krotoski Rent a Car.